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报告11-宁波华能国际贸易有限公司办公室管理设计.ppt_图文

办公室管理设计 ?办公室组织结构 ?办公室管理 办公室组织结构 ?组织结构设计 ?部门职责设计 财务组织结构 董 事 会 监事会 董 事 长 总 经 理 战略规划委员会 技术中心 财务规划委员会 营销中心 管理中心 技 术 品 管 部 市 场 运 作 部 供 应 管 理 部 东 南 亚 销 售 部 欧 洲 销 售 部 中 东 销 售 部 美 洲 销 售 部 成 套 部 办 公 室 主 任 财 务 部 人 力 资 源 部 投 资 管 理 部 行 政 秘 书 法 律 事 务 电 脑 维 修 网 络 管 理 文 书 传 真 司 机 保 洁 员 办公室 部门名称 办公室 涉及流程名称: 重大活动组织流程 印章管理流程 计算机维修流程 文件借阅流程 上级:管理总监 拟设岗位: 办公室主任 法律顾问 电脑维护、网络维护 行政秘书 前台、文书、司机、清洁工 职能: 负责为公司管理层提供决策支持,保证公司内部管 理体系的完整和平稳运行;进行公司形象推广、公关和 公司企业文化建设,负责公司法律事务、行政支持工作 考核指标及权重: 制度建设完善性 公司网络运行的稳定性 员工满意度 固定资产状况 后勤支持投诉率 重要任务完成情况 办公室 部门职责: 1. 负责组织制定和完善公司各项管理制度,并监督各项制度执行情况 2. 3. 4. 5. 6. 负责组织制定公司长期发展规划,制定公司年度工作计划 负责来访人员的接待,组织公司各种会议和其它重大活动 负责对公司总经理指示和总经理办公会决议进行督办与落实 负责文书、印章管理、合同审查及一般法律事务处理 负责公司内部出差管理与支持、文件的打印、复印及办公设备的维修、养 护、车辆管理、办公场所的使用管理、办公用品(低值易耗品)的采购与 管理、固定资产采购与管理、档案图书管理、保密、安全、消防和清洁卫 生等工作 7. 8. 负责公司计算机、网站及信息网络的建设、管理和日常维护 负责公司对外的形象宣传与公关,对内企业文化建设。 9. 完成总经理交办的其它工作 办公室管理 ?会议管理 ?重大活动管理 ?固定资产管理 ?信息管理 ?企业文化建设 办公室管理-会议管理 会议全过程 ?确立会议 目的 ?确立会议 议题 ?会议时间 ?参加人员 ?会议要求 ?确定会议 具体时间 ?确定会议 地点 ?通知参加 人员 ?会场布置 ?会议文件、 ?会议纪录 材料准备 ?拟定成文 ?监督执行 ?执行反馈 会议各环节 各环节负责人 会议发 起人 办公室 参加人 员 会议纪 录者 指定人 各类会议的管理 会议分类 总经理级会议 提出申请 ?由会议召 开人向办公 室提出召开 会议请求 办公室工作 ? 确定会议时间、地点 ?拟定通知,并发送至参加人员 ?提供所需硬件设备,进行会场布置 ?会议纪录 ?会议纪录拟定成文,并通报执行 ?监督相关部门会议决议的执行 ?向总经理反馈相关部门执行情况 相关人员工作 ?参加会议人员准备 相应的资料、文件 营销总监及以 下级会议 ?填写“会 议召开申请 单”,注明 召开时间、 参加人员、 议题、目的、?确定会议时间、地点 所需硬件设 ?审核会议通知后转发至参加人员 备等 ?提供所需硬件设备,进行会场布置 ?参加会议人员准备 相应的文件、资料 ?被指定人员进行会 议纪录并拟定成文 ?相关人员监督实施 ?董事会秘书负责组 织会议事宜 ?参会人员准备相应 的资料、文件 ?被制定人员进行会 议纪录并拟定成文 董事会会议 ?办公室协助董事会会议秘书准备 会议召开各项事宜 ?转发通知,并发送至参会人员 ?提供所需硬件设备,进行会场布 置 总经理级会议管理流程 总经理 办公室 办公室主任 各部门 提出会 议需要 拟定会议 通知 否 审核 合格 是 下发 准备相关材料 会议记录 审批 拟定成文 文件下发 监督执行 办公室管理-重大活动管理 重大活动分类 提出申请 以部门为主的 活动 ?由活动负责 人提出重大 ?销售部门、供应管 活动申请 理部客户来访等 ?填写“举办 ?财务部接待相关的 重大活动申 机构检查等 请单”,注 ?人力资源部开展的 明举办时间、 在公司进行的培训 场所、参加 等 人员、事由、 ?其他部门活动 食宿安排、 以公司为主的 公车安排、 活动 其他设备安 排等 ?接待相关单位、 上级单位来访 ?撰写活动计 ?与新闻媒体的接 划,报交办 触 公室 ?其他活动 办公室工作 ? 确定活动场所 ?根据需要,审核通知后发送至参加人员 ?提供所需硬件设备,进行活动场所布置 ?食宿安排、公车安排、礼品、娱乐等事项 安排 ?协助解决活动中的意外事件 ?根据部门需要提供相应的其他配合 ?制定详细的活动计划 ?确定活动时间、场所 ?拟定通知,并发送至参加人员 ?提供所需硬件设备,进行活动场所布置 ?根据需要安排食宿、公车及其他所需车辆 ?负责接待、礼品、娱乐等事项 ?公司形象宣传资料制作 ?负责解决活动中的意外事件 ?活动后总结工作 相关人员工作 ?活动负责人安排活 动进行的具体事项, 开展活动 ?参加活动人员准备 相应的文件、资料 ?根据办公室需要进 行相应配合 公司内部员工 活动 ?各类庆祝活动、 旅游、聚餐等 ?负责活动的全过程。确定活动时间、场所、 员工所需自备的物品等 ?拟定通知,并发送至参加人员 ?提供所需硬件设备,进行场所布置 ?安排食宿、公车及其他车辆 ?负责解决活动中的意外事件 ?参加人员做相应的 准备 重大活动组织流程 各部门 办公室主任 总经理 办公室 部门需求 活动计划 审核 是 同意 否 是 同意 否 审批 执行 办公室管理-固定资产及低值易耗品管理 预算 ?每年预算 期各部门在 规定期限内 向办公室提 交部门固定 资产及低值 易耗品需求 预算 ?办公室审 核后,经总 经理批准后, 列入办公室 年度固定



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